Σε μια σημαντική διευκρίνιση των υποχρεώσεων των Κτηματολογικών Γραφείων προχωρά η δημόσια διοίκηση, έπειτα από σχετικό πόρισμα του Συνηγόρου του Πολίτη. Σύμφωνα με την απόφαση, ο φορέας του Ελληνικού Κτηματολογίου υποχρεούται πλέον να παρέχει σαφείς κατευθύνσεις και αναλυτική καθοδήγηση σε πολίτες και επαγγελματίες (μηχανικούς, δικηγόρους) για την ψηφιακή πρόσβαση και ανάκτηση κτηματολογικών πράξεων, καθώς και των αποφάσεων επί των ενστάσεων.
Το θεσμικό πλαίσιο και η αφορμή της απόφασης
Η παρέμβαση της Ανεξάρτητης Αρχής πραγματοποιήθηκε μετά από εξέταση αναφορών που αφορούσαν τη δυσκολία εντοπισμού συγκεκριμένων εγγράφων εντός των ψηφιακών πλατφορμών. Οι αναφορές εστιάζονταν κυρίως στην άρνηση ή στην αδυναμία ορισμένων τοπικών γραφείων να προσφέρουν διευκρινίσεις σχετικά με τα βήματα που απαιτούνται για την ψηφιακή λήψη των εγγράφων.
Το πόρισμα ξεκαθαρίζει ότι η έγκαιρη και σαφής πληροφόρηση αποτελεί μέρος των υποχρεώσεων των δημοσίων υπηρεσιών, ειδικά κατά τη μετάβαση σε πλήρως ψηφιοποιημένες διαδικασίες.
Ποια έγγραφα αφορά η υποχρέωση ενημέρωσης;
Η οδηγία συμμόρφωσης επικεντρώνεται σε δύο βασικές κατηγορίες εγγράφων, οι οποίες κρίνονται απαραίτητες για τον έλεγχο και τη νομική/τεχνική τακτοποίηση των ακινήτων:
- Διοικητικές και Κτηματολογικές Πράξεις: Έγγραφα που πιστοποιούν μεταβολές, εγγραφές ή διορθώσεις στα κτηματολογικά βιβλία.
- Αποφάσεις Επιτροπών Εξέτασης Ενστάσεων: Πρόκειται για τις αποφάσεις που εκδόθηκαν κατά τη φάση της κτηματογράφησης. Η πρόσβαση στο σκεπτικό αυτών των αποφάσεων είναι κομβική για να γνωρίζουν οι ενδιαφερόμενοι αν οι αντιρρήσεις τους έγιναν δεκτές ή αν απαιτούνται περαιτέρω νομικές ενέργειες.
Οι νέες υποχρεώσεις των Κτηματολογικών Γραφείων
Με βάση το νέο πλαίσιο, οι αρμόδιες υπηρεσίες οφείλουν να προχωρήσουν στις εξής ενέργειες:
- Δημιουργία ψηφιακών οδηγών (Manuals): Έκδοση αναλυτικών, βήμα-προς-βήμα οδηγιών χρήσης για την εύκολη πλοήγηση των πολιτών στις ηλεκτρονικές πλατφόρμες.
- Υποστήριξη χρηστών: Δέσμευση του προσωπικού των γραφείων για την παροχή έγκυρων πληροφοριών και καθοδήγησης σε όσους αντιμετωπίζουν δυσκολίες κατά την ψηφιακή αναζήτηση.
- Διασφάλιση της προσβασιμότητας: Εξάλειψη των τεχνικών ή διοικητικών εμποδίων, ώστε η ανάκτηση των αρχείων να γίνεται απρόσκοπτα με τη χρήση του ΚΑΕΚ ή του αριθμού πρωτοκόλλου της εκάστοτε πράξης.
Αντίκτυπος στον τεχνικό κλάδο και την αγορά ακινήτων
Για τον τεχνικό κόσμο (μηχανικούς, τοπογράφους) και τους νομικούς συμβούλους, η εφαρμογή του πορίσματος αναμένεται να απλοποιήσει τις καθημερινές διαδικασίες ελέγχου.
Η διασφάλιση της άμεσης πρόσβασης στο ιστορικό των πράξεων και των ενστάσεων επιτρέπει:
- Την ταχύτερη έκδοση τεχνικών πορισμάτων και τη σύνταξη εξαρτημένων τοπογραφικών διαγραμμάτων.
- Την ασφάλεια των εμπράγματων συναλλαγών (μεταβιβάσεις, γονικές παροχές), καθώς μειώνεται ο κίνδυνος να αγνοούνται εκκρεμείς διοικητικές αποφάσεις.
- Τη μείωση των καθυστερήσεων που προέκυπταν από τη φυσική παρουσία ή την αναμονή απαντήσεων από τις υπηρεσίες.
Συμπέρασμα
Η απόφαση αυτή επιβεβαιώνει ότι η ψηφιοποίηση του κράτους πρέπει να συνοδεύεται από την ανάλογη υποστήριξη προς τον πολίτη και τον επαγγελματία. Το Ελληνικό Κτηματολόγιο καλείται να εναρμονίσει τη λειτουργία των ψηφιακών του εργαλείων με τις αρχές της χρηστής διοίκησης και της διαφάνειας.
